Қазақ тіліндегі ресми іс-қағаздары
Басқару, ұйымдастыру, өкім шығару қызметіне қатысты құжаттар.
Оған төмендегідей құжаттар жатады
1. үкім, өкім
2. Жарғы, жарлық
3. Ереже
4. хабарлама
5. бұйрық
6. нұсқау
7. ресми хаттар
8. хаттама
9. жарнама
10. хабарландыру
Хаттама.
Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім кабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сойлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықіпамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөилеген сөздердің тақырыбы және кабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларда сөилеген сөздердің барлыгы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айкындайды. Бүл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылыгын қамтамасыз ету қажст. Құжаттын заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімеп аныкталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Хаттаманын деректемелері: мекеменің атауы; құжаттын атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.
Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалган мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы койылады.
Сөздік
хаттама - протокол
мәжіліс, отырыс - заседание
жиналыс - собрание
төраға - председатель
хатшы - секретаръ
тізім - список
күн тәртібі - повестка дня
баяндама - доклад
қысқаша жазба - краткая запись
есеп -отчет
қүжат - документ
міндет - задача
мәселе — проблема, вопрос, задача
ұсыныс - предложение
бірауыздан - единогласно
қатысу - участвовать, присутствовать
сөйлеу - выступать
тыңдау - слушать
қаулы кабылдау - постановить
қабылданған қаулы - постановление
макұлдау - одобрить
бекіту - утвердить
қоса беру - прилагать
коса беріліп отыр - приллагается
ұсыну - предлогать
енгізу - внести
мекеме - учреждение
корытындылау - подытожить, заключить
ГРАММАТИКАЛЫҚ МИНИМУМ
I. Грамматикалық минимум:
Акпаратты ұлғайту. Ырьщсыз етіс. Ауыспалы осы шақ. Көптік жалғау. Сиионимдік катарлар. Зат есімнің тәуелденуі. Жалкы ссім. Реттік сан есім. Номенклатуралык атаулар.
II. Коммуникативтік минимум:
дерек, накты дерек, айтылған ескертпелер.
III. Фонетикалык минимум:
Үндестік заңы (сиигармонизм). Ілгерінді және кейінді ықпал.
IV. Етістік минимумы:
көңіл аудару, белгілеу, нактылау, камтамасыз ету, мән беру, міндеттеу, іске асыру, ескеру.
Хаттама жазу, мәжіліс өткен орын, күн тәртібі, тіркеу нөмірі.
Тапсырма 3.
Төмендегі сұрактарға жауап берініздер. (Ответьте на вопросы).
1. Хаттама деген не?
2. Хаттама кандай жағдайда жазылады?
3. Хаттаманың деректемелерін атаңыз.
4. Хаттаманың үзіндісін кім куәландырады?
5. Хаттамада шешімін тапкан мәселелердің орындалу мерзімі көрсетіледі ме?
Ресми хаттар.
Ресми хаттар белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша карастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хатттар. Бүл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе орісінің кеңдігі жоне қызметтен тыс моселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мөселелер, адамның өз қызметімен, үйымның атқаратын қьтзметімен шеше алатын моселелер орісімен тікелей байланыста болады. Бүл хаттар жеке түлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бүл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметқерді белгілі бір орынға, қызметке үсыну жөнінде басшыга үсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне қепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән қүрылымы сақталып жазылады. Бүл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бүл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден кереқті ақпаратты немесе белгілі бір кұжатты жіберуін сүрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сүрау мақсатында жазылады. Хат мазмүнының неғізгі қүндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмүнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерғе бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Қүжатпен бірге жіберілетін қосымшаньтң немесе қосымшадардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бүл хаттар өрсетілген ақпараттың долдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отрығнада онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмүнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығьщызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқьшаған жөн.
Үлгі Жолдама хат
Казақ мемлекеттік Ғылыми-техникалық ақпарат ғылыми-зерттеу институтының директорына
Абай атындагы Алматы мемлекеттік упиверситетіндегі филология гылымдарының докторы гылыми дәрежесін алу ушін диссертация қоргаитын ДР 14.05.04 диссертациялық кеңес 10.02.02 — қазақ тілі мамандыгы бойынша Оспанова Өміргул Ақанқызының "Қазақ тіліндегі көсемшеніц магынасы мен қызметінің дамуы" атты кандидаттық диссертация жумысыны және авторефератыныц 2 данасын мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу ушін жіберіп отыр.
Диссертацияның қоргалган куні 11 наурыз 1999 жыл.
Диссертация кеңес төрайымы, филология гылымының докторы,
профессор З.Қ. Ахметова
Үлгі: Қызметтік хат
Абай атындағы Алматы мемлекеттік университеті. 480100, Алматы қаласы, Достық даңғылы, 13. тел. 91-33-77
Қазақстан Республикасы Ғылым Академиясы А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институтының директоры К.Ш.Құсайынов мырзаға
Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетінің филология гылымдарының докторы гылыми дәрежесін алу ушін диссертация қореайтын кеңес шешімімен (хаттама №11, 10-шы ақпан 1998 жыл) Сіз басшылық жасап отырган А.Байтурсынов атындагы Тіл білімі институты мына диссертацияга жетекші уйым болып бекітілді: Бейсембекова Жулдыз Сардырбекқызының "Қазіргі қазақ тіліндегі буйрық райдың парадигмасы мен магыналық қурамы" атты кандидаттық диссертациясы, 10.02.02. — қазақ тілі мамандыгы бойынша.
Осыган орай аталган диссертацияны Сізге жіберіп отырмыз, оның қоргаллы 18 наурыз 1998 ж. белгіленді. Оган мына мерзімге дейін пікір беруіңізді өтінеміз:
16 наурыз 1998ж.
Жетекші уйым басшысының қолы елтаңбалы мәрмен бекітілуге тиіс. Пікірде кеңейтілген турде мынадай тустарга жауап беруіңізді сураймыз:
1. Зерттеу тақырыбының өзектілігі және оның жалпы гылымдармен және жалпы мемлекеттік багдарламамен байланысы.
2. Диссертацияныц 'Тылыми дәрежелер мен еылыми атақтар беру туралы Ереженің " ушінші бәлімі қоятын талаптарга сәйкестігі.
Диссертациялық кеңестің ғылыми хатшысы, филология гылымының кандидаты, доцент ^^_^__^ Мусатаева М.Ш.
Қолы
Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р.з." таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р.з." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р.з." белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
"р.8. 4- квартал бойынша жасалеап есепті жаңа гана қабылдап алдым. 1999 жыягы желтоқсанның 31-і саг. 17.30"
(сигнатура, факсимиле)
"р.з." Шүғыл жолсапарға шығуға ткра келіп түр. Сондықтан 2 аптаға дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22.04.98.
Құрметті
(сишатура, факсимиле)
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р.р.з." постскрилтум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.
ЖЕДЕЛХАТ
Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы жолданатын, шұғыл мәселелер туралы хабарламалық сипаттағы құжат.
Жеделхаттың артықшылықтары:
- мекеменің кез келген қызметкерінің жіберуіне мүмкіндік болады;
- формальды түзетулердің (виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау) қажеттігі жоқ;
- жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан жіберуші мен алушы туралы мәлімет нақты қамтылады;
- қажет жағдайда жеделхат мәтіні расталады;
- жеделхаттар тез жеткізіледі;
- жеделхат басқа байланыс түрлерінен (интернет, факс) арзан, сенімді.
Жеделхатты жазу талаптары :
- мәтін қысқа (ең ұзағы 300 сөз), анық, түсінікті болуы тиіс;
- мәтінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды;
- кейбір сөздерді қысқартуға болады;
- цифрлар жазбаша беріледі (мысалы: 10137-бір нөл бір үш, жеті);
- жеделхат құрылымы (алушы адресі, мәтін, жіберуші адресі) қатаң сақталады;
- жеделхат мәтіні қатесіз, түзетусіз болуы тиіс.
Жеделхат 2-ге бөлінеді: ішкі (мемлекет ішіндегі) және халықаралық (шетелдерге жіберілетін).
Ішкі жеделхат түрлері: өкіметтік, жедел, жай.
Жеделхаттың реквизиттері:
1. Сызықтың жоғары жағына жазылып, ақша төленетін формулярдағы бөлігінде:
- түрі, категориясы;
- номері, датасы, жіберілген уақыты;
- алушының аты, адресі, мәтіні, қолы.
2. Сызықтың сыртына жазылып, ақша төленбейтін бөлігінде:
- жеделхатқа қол қоюшы адамның қызметі;
- датасы;
- автордың мекен-жайы.
Жеделхаттардың рәсімделуі:
- мекемеде арнайы журналға тіркеледі (тігіледі не желімделеді). Қасына алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады, резолюция жазылады.
- Жолданғанда жіберушінің қолы қойылады, көшірмесі сақталады.
Ескерту: Егер жеделхат телефон арқылы жіберілсе, оны кім қабылдағанын, жұмыс телефонын, қызметін жазып алыңыз.
телефонхат (телефонограмма)
Телефонхат - телефон я радио арқылы жолданатын хабарламалық сипаттағы құжат.
Телефонхат үшінші бір мекеменің қатысынсыз тікелей мәлімденеді. Қабылдаушы жақ ақпаратты жазып алады.
Телефонхаттың формуляры: хабардың аты, нөмірі, күні, қабылданған уақыты, байланысты жүзеге асырушының аты-жөні, телефон не рация нөмірі.
Телефонхатты қабылдаған адам ақпаратты тиесілі адамға шұғыл жеткізуі міндетті.
Телефонограмма — телефон я радио арқылы телефонограмма, радиограмма ретінде жеткізілетін жедел сипаттағы құжат,
Телефонхаттың жеделхаттан айырмашылығы сіз үшінші бір мекеме қызметіне жүгінбей өз ақпаратъщызды телефон я радио арқылы алушыға тікелей мәлімдей аласыз. Ол байланыстың келесі бетінде тұрып сіз айтқан ақпаратты жазып аласыз. Телефонограмма мәтіні аса күрделі болмауы керек.
Телефонхат формуляры: жіберілген хабардың аты, нөмірі, жіберілген күні және қабылданган уақыты жөніндегі мәлімет, байланыс жүйесін іске асырган адамның аты-жөні, телефон я радио нөмірі.
Телефонхат, радиограмма мәтіні арнаулы бланкке немесе таза қағазға жазылады, оған мекеме бастығы немесе жауапты қызметкер қол қояды.
Бұл құжаттың ерекшелігі оның мекемеге бірден келіп түсетіндігі. Телефонхаттар басқа қызметтік құжаттар сияқты есептеледі, қабылданады, сақталады.
Үлгі
Телефонхат ]'2.07.2000 № 24. Шығармашылық ұйымдардың жетекшілеріне.
14 маусым күні сагат 1100-де Республика сарайында Республикадагы шыгармашылық ұйымдар жетекшілерінің Хапықаралық конкурсқа кандидатуралар дайындау жөнінде бас қосуы болады.
Қол қойған: Республикалық шыгармашылық ұйымдар бірлестігі ақпарат бөлімінің бастыеы Н.А.Абрамов
Жіберген: хатшы Г.Бейсембаева
12.07.2000 куні сагат КР-де қабылдап алеан Г.Әшімова.
Телефон, радио байланысы арқылы құжаттарды жіберіп қабылдаудың әлсіз жағы Қазақстандағы телефон, радио байланысының әлі де талапқа сай құрылмағандығы, техникалық құралдарың нашарлығы.
Телефонхатпен жұмыс істейтін қызметкер епті, мәтінді тез жазып алуға қабілетті, даусы анық, дикциясы жақсы болуы керек. Есту кабілетінің жақсы, қолы ширақ болуы да міндетті. Кеңсе қагаздарына қатысты жұмысты да, телефон байланысын да жақсы меңгерген адам болғаны жөн. Мекемеде жіберілген, келген телефонограммаларды тіркеп отыратын арнайы журнал болуы керек. "Телефонхаттар журналы" екі бөлікке бөлінеді. Бірінші бөлікте мекемеге келіп түскен Телефонхаттар жазылады, екінші бөлігі жіберілген Телефонхат мәтіндерін жазуға арналады. Телефонхат кұрылымының жеделхат құрылымынан көп айырмашылығы жоқ.
Телефонхаттың құрылымы:
* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.
* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).
* жіберушінің аты-жөні
* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма жіберілген телефонның нөмірі.
* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.
Телефонхатты жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонхат журналында" жазылған мәтінмен салыстыра отырьш тексеруге, д.ұрыс жазылғандығына көз жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.
Телефонхатты кабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып коюы керек.
Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым ережелері:
* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде оңгіме үшін қолданудың қажеті жоқ.
* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар тыныштық сақтау керек.
* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде адамның болуы, жіберуші адамға да, бұл хабардын еріксіз куәгері болып түрған бөгде тындаушыға да ыңғайсыздық туғызады.
* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артык уақытқа созылмауы керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.
* Телефон аркылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда, оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз. Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам қайталап телефон соғуы қерек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.
* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз.
Факс арқылы жіберілетін құжаттар.
Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ен қүнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.
Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.
Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.
Факс арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:
* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.
* Бланкіңің ортасына "факс арқылы" деп үлкен шрифтілермен жазылады.
* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Муратбеков Асқар К,урамысулына,
Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарүлынан.
* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.
* Оң жақ шетке, қүжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.
* Факс нөмірінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмірі жазылады. Мысалы, 8-3292-43-50-66
* Оң жаққа, қүжат көлемі жөніндегі моліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.
* Сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады, Мысалы, 1 жарты жылдық есеп,
* Он жаққа, қажет болған жагдайда датадан төмен қүжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, Көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.
Хабарландыру, жарнама.
Хабарландыру – мекемелердің, ұйымдардың атынан оның мүшелеріне алдағы болатын іс-шаралар туралы хабарлап жеткізетін құжат түрі.
Мұнда хабарланып отырған мәселенің (жиналыс, мәжіліс, кездесу т.б. жайлар) айы, күні, болатын уақыты мен орны көрсетіледі. Соңынан хабарландырушы мекеменің, ұйымның аты қойылады. Хабарланатын мәселенің мазмұны мен мақсатына қарай хабарландыру түрлі-түрлі көлемімен, көркемделуімен ерекшеленеді.
Қазіргі нарық заманында баспасөз беттерінде жұмысқа шақыру, бос қызмет орындарына конкурс жариялау үшін де хабарландырулар жарияланады. Хабарландыруларда қызметке алынатын кандидатураға қойылатын талаптар мейлінше тұжырымды, нақты жазылады.
Хабарландыру түрлері мен ерекшеліктері:
1.Мәжіліс, жиналыстарға хабарландыруда - Күн тәртібі толық.
2.Мәдени шараларға хабарландыруда - Бағдарламасы ұсынылады.
3.Тендерге хабарландыруда – Шарттары ұсынылады.
4.Вакансияға хабарландыруда – жұмыс орнына тиісті талаптар.
үлгілер
Хабарландыру!
14 сәуір күні, сағат 15.00-де Жаратылыстану-гуманитарлық институтының ұйымдастыруымен "ҚБТУ көктемі шақырады" атты фестиваль өткізіледі. Келемін деушілерге есік ашық. Бағдарламада:
1. Қаржы-экономика факультеті деканының құттықтау сөзі.
2. Көркемөнерпаздар өнер көрсетеді.
Деканат
Хабарландыру!
"Томирис" мейрамханасына сымбатты қыз-жігіттер конкурс негізінде жүмысқа қабылданады. Қатысамын деушілерге есік ашық, талапқа сай құжаттарды 1 мамырға дейін тапсыруға болады. Мекен-жайы: Достық даңғылы, 15а-үй, Абай даңғылының қиылысы. Телефон: 56-48-31, ұялы телефон: 8-333-768-65-34.
Мейрамхана әкімшілігі
Хабарландыру!
Ертең, 15 мамыр күні, сағат 19.00-де, Республика сарайында Қазақстан халық әртісі Р.Рымбаеваның " Көктем шақырады " атты концерті болады. Билеттер Қазақконцерт кассасында сатылады. Келіңіздер! Келіңіздер!
Мәдениет министрлігі
ХАБАРЛАНДЫРУ
2003 жылдың 8 мамыр күні, таңертеңгі сағат 10-да университеттің мәжіліс залында Ұлы Отан соғысы ардагерлерімен кездесу өткізіледі.
Бағдарламада: 1. ҚазҰТУ ректорының кұттықтау сөзі.
2. ¥лы Отан соғысы ардагерлерінің естелік-әңгімелері.
3. Көркемөнерпаздардың концерті.
Ректорат
Жарнама
Ең алғаш жарнама жұмысын 1841 жылы ағылшын азаматы Волни Пальмер ашты. Ең үлкен жарнамалық агенттіктің бірін XIX ғасырда Джордж Роуел басқарды. Әлемнің әр түкпірінде жарнама жасаумен айналысатын арнайы компаниялар құрыла бастады. Бұл жарнама бизнесінің дамуына үлкен әсер етті. Мысалы: «Хайнс», «Американ тобакко», «Проктер энд Гэмбл» т.б.осының үлкен дәлелі. Қашан да тұтынушылар жарнамасы сәтті сауда маркаларын қолдайды.
Жарнамалардың жылдам дамуына байланысты ХІХ ғасырда тек қана жарнамалық сипаттағы көлемді журналдар шыға бастады. 1885 жылы жарнамалық журналдардың таралымы 100000 данаға дейін жетті, ал 20 жылдан кейін жарнамалық журналдың бұл көрсеткіші бес миллионға жетті.
Джон Ласкер - жарнамамен қамтамасыз ету агенттігінің атасы деп аталады. Д. Ласкер басқаратын «ЛОРД ЭНД ТОИАС» ең үлкен жарнамалық агенттік болып саналады.
ХХ ғасырдан бастап жарнама жаңа бағытта дами бастады. 1986 жылы газет бетіндегі жарнамаға 27миллиард доллар жұмсалса, қазіргі таңда ол бес есеге ұлғайды.
Жарнама тарату тәсілдері мен түрлері:
- қала көшелерінде ілінетін суретті жарнамалар;
- қала көшелеріндегі ауыспалы-аудармалы көп нұсқалы жарнамалар;
- қала көшелеріндегі арнайы экран арқылы ұлғайтылған ролик жарнамалар;
- бұқаралық ақпарат құралдары арқылы берілетін ролик жарнамалар;
- мерзімді басылым беттерінде жарияланатын фото жарнамалар;
- киімге салынатын сурет жарнамалар;
- шаруашылық тұтыну заттарына (сіріңке қорабы, сумка-пакеттер) салынатын сурет жарнамалар;
- кітап, дәптер, альбомдардың сыртқы мұқабасына салынатын сурет жарнамалар;
- күнтізбеде салынатын сурет жарнамалар;
- плакаттарға салынатын сурет жарнамалар;
- визит карточкаларына салынатын жарнамалар;
Жарнаманың қызметі:
- тауардың өтімділігін арттыру;
- коммерциялық мақсатта;
- жұртшылықты белгілі бір өніммен таныстыру, құлағдар ету;
- тілдің қолданыс аясын кеңейту;
Жарнаманың ерекшелігі:
- насихаттылығы;
- тартымдылығы;
- дәлдігі;
- түсініктілігі;
- тосындылығы;
- көркемділігі;
- мазмұндылығы;
ХІV. Кесім (Акт)
Анықтама-ақпарттық қүжаттардың бірі – кесім Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен қүрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Кесімдердің бірнеше түрлері жазылады. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық қүндылықтарды қабылдау, өткізу т.б.
Құжатта кесім жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары кесімде белгіленбейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.
АНЫҚТАМА
Анықтама - мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын акпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.
Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді.Біздің жеке басымызды куәландыратын қүжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.
Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттігінің шеңберіне анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды.
І. Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мөләмет, мамандығы т.б.
Анықтамада берілген мәлімет әркез мұқият тексерілуі кажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі, өкілдік берген секретариат қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі. Мысалы, "422/2",Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатан болса, ол жеке іс папкасына немесе қызметкердің жеке ісіне тігіледі. Анықтама А5 форматты параққа дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады.
Анықтаманың мазмұндық- құрылымдық жүйесі:.
*құжат аты;
*негізгі мәтін;
*анықтаманың қай үйымға берілгені туралы мәлімет;
*анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;
*анықтаманы беріп отырған үйымның мөрі мен анъгқ-
тама беруші адамның қолы.
Құжат аты. Қүжат аты үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады.
Негізгі мәтін. Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы, "Осы анықтама Бердібаева Айгул Оралбекқызына, оның Абай атындагы Алматы Мемлекеттік университеті Қазақ филологиясы факультеті кундізгі бөлімінің III курсында оқитынын растау үшін берілді. "
Аныктаманың қай үйымға арналып берілгені туралы мәлімет. Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы,
"Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық паспорт бөліміне көрсету ушін берілді. " Немесе "Анықтама теміржол жәпе аэрофлот касаларына көрсету ушін берілді. "
Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет.
Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы,
"Анықтама 2000 жылдың 31 желтоқсаныпа дейін жарамды " немесе ''Анықтама берілген куннен бастап 3 аыга дейін жарамды ".
Анықтама беруші адамның қолы. Бұл молімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см-дей қалдырылып барып жазылады. Аяықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және фамилиясы аты-жөні беріледі. Мысалы,
Қазақ филологыясы
факультетініц деканы Сагымбеков Т.С. (қолы)
Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Егер мөр қойылатын арнайы орын көрсетілмесе, мөр жауапты адам туралы мәліметтің сол жағына 1-2 см-дей жерге басылады. Мысалы,
№ 301 балалар бақшасының меңгерушісі ^__^^_ Сейітқазиева Қ. С. (қолы)
мөр орны
Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекшісі қол қояды.
Кез-келген анықтаманың тіркелген нөмірі, жауапты адамның колы, мекеме мөрі болғанда ғана заңды күші бар.
Үлгі
Анықтама
Жумагулова Өміргул Ақанқызы Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетінің гылыми диссертаия залына "Қазақ тіліндегі көсемшенің магынасы мен қызметінің дамуы" атты тақырыпта жазылган кандидаттық диссертацияның 1 (бір) данасын авторефераттың 2 (екі) данасын 1999 жылдың 2ақпанында тапсырды.
Анықтама диссертациялық кеңеске тапсыру үші н берілді.
Кітапханашы:
ІІ. Анықтама белгілі бір мекемелердегі, ұйымдардағы немесе олардың бөлімшелеріндегі жұмыс түрлерін тексеріп қорытындылау, бағалау мақсатында да жазылады. Ондай анықтамалар арқылы белгілі бір өкілдігі бар адамдар тобы тексерілген істер бойьшша (мысалы оқу орнының оқу-тәрбие жұмысьш тексеру, өндіріс орындарының міндеттемелерін орындау жөніндегі іс-шараларын текесеру т.б.) өз пікірлері мен қорытындысын жоғарғы ұйымға, басшыларға жеткізеді.
Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар рет-ретімен жүйелі түрде жазылуға тиіс.
СӨЗДІК
анықтама қағаз
жұмыс орнынан анықтама алу
анықтама беру
анықтама бюросы
растау
қорытындылау
бағалау
жеткізу
- справка, справочный
- справка
- принести справку с места работы
- дать справку
- справочное бюро
- удостоверять, подверждать
- сделать вывод
Бұйрық. Қаулы.
Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы моселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нактылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толык болуы тиіс жоне безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түп нұсқасы немесе оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықта орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең негізгі бөлігі — оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бүл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше ісәрекетгің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкіметтік бөлігі бөліктерге бөлінеді және олар араб цифрларымен белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, кызметі толық жазылуы тиіс.
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы бөлімінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.
Бұйрық
Бұйрық - жетекшінің мекемені басқарудың барысында, алда тұрған маңызды, ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу мақсатында беретін, қарамағындағылар орынадауға тиісті нормалардан тұратын өкілеттік құжаттың бір түрі.
Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға жүктеледі. Бұйрық ауызша да жазбаша да беріледі, төменде біз жазбаша берілетін бұйрық түрлерін қарастырамыз. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа бөледі: 1) мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты; 2) жеке құрамға байланысты. Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: елтаңба, мекеме немесе кәсіпорынның аты және оның қандай ұйымға қарасты екені, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қол, қол қойылған адамның аты-жөні, келісім туралы белгі. Бұйрық мөтіні әдетте екі бөліктен тұрады:
1) констатациялык; 2) өкімдік.
1. Констатациялық (айқындаушы, анықтаушы, фактіні көрсетуші бөлігі) бөлікте, бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факті көрсетіледі. Өкілеттік құжаттың тақырыбы, нөмірі, датасы жазылады.
Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат негіз болса, онда ол құжаттың аты, нөмірі, күні осы бөлікте жазылады.
Егер берілетін бұйрық түсіндіруді қажет етпесе констатациялык бөлік жазылмайды.
2. Өкімдік бөлік "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзден басталады да, бұйрық мазмұны жаңа жолдан басталып, әр бөлімі араб цифрларымен белгіленді. Бұйрықты дайындау барысында, оны орындалуына мүдделі мекемелер және құрылымдармен келісіледі. Келіскені туралы белгі бұйрық жобасынын бір данасына қойылады. Келісілген, бланкке басылған бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды. Бұйрық қол қойылган күннен бастап күшіне енеді. Бұйрық журналаға тіркеліп, оган нөмір қойылады және канцелярияда сақталады.
Жеке құрам жөніндегі бұйрықтар кадрлар бөлімінде дайындалады. Бұл бұйрықтарда мекеме жұмысшыларының атқаратын қызметіне байланысты қабылданған әкімшілік әрекеттері мен шаралар айқын көрсетіледі.
Бұйрықтың өкімдік бөлігі нақты, қысқа, анық, басы артық түсіндірмелерсіз жазылады. Онда тек не істеу керек, кім істеу керек және қашан істеу керек деген мәселе ғана сөз болады.
Егер бұйрық орындаушының үнемі атқаруга тиіс мәселесіне байланысты болса, онда атқару мерзімі көрсетілмейді.
Егер бұйрық бірнеше бөлімнен тұрса, оның барлығының орындалуына бір ғана адам жауапты болса, онда ол соңғы бөлімде ғана корсетіледі. Мекеменің ішкі іс қағазына жататын қызметтік құжаттың бүл түрін сипаттай отырып, мынадай бұйрықтарды атап көрсетуге болады:
- жыл бойы үздіксіз атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтар;
- күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтар;
- арнайы бұйрықтар;
- төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар;
- басқа да бұйрық түрлері.
Жыл бойы үздіксіз атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтар ұйым жұмысының жалпы тәртібін реттеу мақсатында шығарылады. Онда ұйымның күн тәртібі, жұмыс уақытының ұзақтығы, үнемі жұмыс істейтін комиссия құрамы, күзетті ұйымдастыру тәртібі, тексеру, бақылау тәртібі т.б. белгіленеді. Мұндай бұйрықтаға мекемедегі жұмыс ағымына қарай жыл бойы толықтырулар мен қосымшалар енгізілуі мүмкін.
Күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтар мекеме жұмысының күнделікті болып жататын түрлі мәселелеріне байланысты беріледі. Оған жұмысқа қабылдау, жұмыстан босату, мекеме ішіндегі басқа жұмыска ауыстыру, демалыс беру, іссапарға жіберу т.б. жөніндегі бұйрықтар жатады.
Төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар, мекемеде күтпеген оқиға болған кездегі іс-әрекет, жұмыс тәртібін реттеу, оқиғаға байланысты түрлі шаралар белгілеу мақсатында беріледі. Мұндай бұйрықтар мазмұнында лауазымды адамдарға жүктелетін міндет анық көрсетіліп, кей жағдайда оларға қосымша өкілдік (полномочие) те беріледі.
Арнайы бұйрықтар көбіне қаржы-экономикалық мәселелерге байланысты беріледі. Мысалы, жыл немесе квартал қорытындысы бойынша ақшалай сыйлық тағайындау, еңбегі сіңген қызметкерлерді құттықтау, мадақтау, көтермелеу, т.б. Мұндай бұйрықтар 2 дана етіп, басылып, 1 данасы марапатталған адамға тапсырылады.
Басқа да бұйрык түрлері мекеменің күнделікті жұмыс барысындағы кейбір мәселелерді қажет жағдайда шешу барысында беріледі. Мысалы, уақытша бөлім бастығының немесе басқа қызметкердің қызметін атқару, маусымдық жұмыс мерзімін белгілеу т.б. Түрлі жағдайға байланысты бұйрыктардың да түрлі нұсқалары болады.
НЕГІЗГІ СӨЗДІК
бұйрық - приказ
жеке құрам бойынша бұйрық - приказ по личному
составу
бұйрык беру - отдать приказ
бұйрық шығару - издавать приказ
бұйрықпен танысу - ознакомиться с приказом
бұйрыққа бағыну - подчиниться приказу
басқа жұмысқа ауысуына денсаулығына
зейнеткерлікке шығуына
в связи с/со
тағайындалсын
қабылдансын
босатылсын
ауыстырылсын
уақытша атқару
жүктелсін
бұрыштама
байланысты
переходом на другую работу
здоровъем
уходом на пенсию
- назначитъ
- принять
- освободить
- заменить
- временно возглавить
- возложить
- виза
Үлгілер.
Бұйрықтағы мөтіндердің орналасу тәртібіне назар аударыңыз.
I. БҰЙРЫҚ
Қаныш Сәтбаев атындағы ҚазҰТУ-ға жұмысқа қабылдау туралы
Гүлсім Бақытжанқызы Қазақ Ұлттық техникалық университетінің қазақ тілі кафедрасына штаттық кестеге сәйкес оқытушылық қызметіне қабылдансын.
Ректор (қолы)
II. БҰЙРЫҚ
Перспективалық даму департаментіне жұмысқа қабылдау туралы
Жәнібек Темірғалиев Перспективалық даму департаментіне штаттық кестеге сәйкес жалақы көлемі -150000 теңге, бас маман қызметіне қабылдансын. Айрықша жұмыс жағдайлары ушін 20% көлемінде үстем ақы белгіленсін.
Директор (қолы)
III. БҰЙРЫҚ
Медициналық колледж директорын уақытша ауыстыру туралы
Алматы медициналық колледжі директорының 3 айға Англияға ресми сапарға кетуіне байланысты оның міндеттерін уақытша атқару директордың орынбасары Шөкира Аманқызына жүктелсін.
Директор (қолы)
