Деректер қорын басқару жүйесі

Жоспар:

 

1. Деректор қорының негізгі түсініктері.
2. Microsoft Access деректер қорын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері.
3. Кестелер және оларды құру.

 

1. Деректор қорының негізгі түсініктері.

Ақпаратты сақтау- компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның ең көп тараған құралы деректер қоры (ДҚ) болып табылады. ДҚ-берілген құрылымдағы ақпараттардан тұратын арнайы форматтағы файл. ДҚ-да сақталатын берілгендер кесте түрінде дайындалады.

Деркетерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың келесі типтері бар:

1)иерархиялық;

2) тораптық;

3) реляциялық.

Иерархиялық ДҚ-да жазба элементтері реттеліп жазылады да, оның бір элементі негізгі, қалғандары бағыныңқы элементтер деп есептеледі. Мұнда элементтер нақты тізбек бойынша сатылы түрде реттеліп қойылады. Онда берілгендерді іздеп табу саты бойынша төмен бағытта жүргізіледі. Мысалы: Windows бумасындағы файлдар жүйесі, Интернет ресурсындағы каталогтар жиыны.

Тораптық ДҚ- объектілердің арасындағы өзара байланыс түрлері қарастырылады. Егер бұл модельді графикалық түрде бейнелесек – жазықтықта бағыттауыш сызықтармен бейнеленген байланыстар шығады. Мысалы: сілтемемен байланысқан WWW-құжаты.

Реляциялық ДҚ – да кесте түрінде дайындалған берілгендер. Ол ең көп тараған берілгендер қоры, кестелер арасындағы байланыстар – жиі пайдаланылатын ең маңызды ұғым. ДҚ-да бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды. Кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды. Өрістің негізгі ерекшелігі – бір өріс элементтері бір типті етіп құрылады. Бұл реляциялық деректер қорының Excel кестелік процессорынан негізгі айырмашылығы.

Реляциялық ДҚ құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін көптеген арнайы программалар дайындалған: dBase, FoxBase, FoxPro, Access және т.б. Оларды реляциялық типтегі деректер қорын басқару жүйелері (ДҚБЖ) деп атайды.

Көптеген ДҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда берілгендердің адрестері жол мен бағананың қиылысуымен анықталады. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Әр түрлі кестедегі берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс не өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс не өрістер жиынтығын негізгі кілт деп атайды.

 

2. Microsort Access деректер қорын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері.

MS Access-ті стандартты іске қосу командасы: ПускПрограммы MS Access. MS Access программасы жүктелгеннен соң экранда 1-суретте көрсетілген сұхбаттық терезе шығады.

1-сурет. Программаны жүктеу кезінде көрінетін терезе.

Бұл терезеде MS Access қолданушыға үш нұсқаның бірін таңдауды ұсынады: Жаңа ДҚ-рын құру шебері; Шеберді іске қосу; Бұрыннан  бар ДҚ-рын ашу.

ДҚ-рын жаңадан құру қажет болса, тышқан нұсқағышымен Жаңа ДҚ-рын құру жағдайын белгілеп, ОК батырмасын шертеміз. Сол кезде Жаңа ДҚ-ның атын және оның орналасу бумасын көрсетуді сұрайтын сұхбаттық терезе шығады (2-сурет)

2-сурет. Жаңа ДҚ құру терезесі.

Терезеде қажетті бума таңдалып, файл атауы енгізілген соң және файл типі көрсетілген соң Құру (Создать) батырмасы басылу керек. Экранда ДҚ терезесі көрінеді (3-сурет).

3-сурет. БҚ  терезесі.

Access программасының 7 объектісі бар: кесте, сұраныс, форма, есеп, макрос, модуль және беттер.

Кесте – жазбалар мен өрістерден тұратын ДҚ-ның негізгі объектісі, Кестелерде берілгендер сақталады.

Сұраныс – берілгендерді бір немесе бірнеше кестелерден қолданушының анықтаған шарты бойынша іріктеп алуға арналған құрал. Сұраныстар көмегімен берілгендерді зерттейді, іріктейді, таңдайды, өзгертеді, біріктіреді, яғни өңдейді.

Қалып (форма) – кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы түрде экранда бейнелейтін және оларды басқаратын құрал.

Есеп (отчет) – кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы және көрнекі түрде экран бетіне басып шығару құралы. Есеп парақтары түзілгеннен кейін ондағы мәліметтерді редакциялауға болмайды.

Макрос – макрокомандалар жиынтығы. Егер ДҚ-да қандай да бір операциялар жиі орындалатын болса, онда олардың командаларын бір макроста жинап, оған пернелер комбинациясын сәйкестендіруге болады.

Модуль – Visual Basic тілінде жазылған ішкі программалар. Егер Access-тің стандартты құралдары қажетті талапты қанағаттандыра алмаса, онда бағдарламалаушы ішкі программалар көмегімен жүйенің мүмкіндігін кеңейте алады.

Беттер - әр түрлі типтегі Web-құжатты құруға мүмкіндік береді. Келісілген типтегі  Web-құжатты құру үшін HTML тілінің нұсқалары (шаблондары) қолданылады.

ДҚ терезесінің оң жағында үш командалық батырма (2.3-сурет) орналасқан:

1) Ашу – таңдалған объектіні ашады. Егер объект кесте болса, оны көріп шығуға, жаңа жазба қосуға және кесте берілгендерін өзгертуге болады;

2) Конструктор – таңдалған объект құрылымын ашып, оны түзету және оны өзгертуге мүмкіндік береді. Егер объект кесте болса, онда оған жаңа өрістер енгізуге немесе ондағы бар өрістердің қасиеттерін өзгертуге болады. Яғни, бұл режим ДҚ-рын құрастырушылар үшін қажет;

3) Құру – жаңа объектілерді құру үшін керек.

MS Access программасында құрылған ДҚ-ның кеңейтілмесі  .mdb болып келеді.