СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ
1. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ.
1.1 ПЛАНОВАЯ И ВНЕПЛАНОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ
2.1 ПОДГОТОВКА И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
3. ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Переход страны к рыночной экономике обусловил проведение радикальных экономических преобразований, возникновение новых организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов на базе различной собственности, расширение международных связей и интеграции Республики Казахстан в мировое сообщество. Многие изменения, происходящие в экономике страны, непосредственно связаны с внутренней торговлей.. Именно в торговой сфере началось возрождение предпринимательства, формирование свободной хозяйственной инициативы, разгосударствление через коммерциализацию и приватизацию торговых пред приятии. В настоящее время торговлей товарами народного потребления занимаются крупные промышленные предприятия через свои фирменные магазины, акционерные общества, товарищества с ограниченной ответственностью и частный сектор. В этих условиях возникает объективная необходимость совершенствования системы и методов управления отдельными организациями, отраслями и звеньями экономики страны, непременным условием является четко налаженная система экономической информаций, охватывающая все хозяйственные подразделения и все управленческие звенья. При этом необходимо повышение действенности информационных функций бухгалтерскою учете, который является одним из основных «поставщиков» экономической информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимой для принятия управленческих решений и способствующей выполнению всех функций управления. При этом бухгалтерский учет призван обеспечить информацией не только о состоянии актива, собственного капитала и обязательств организации, но и о правильном определении и своевременном перечислении в бюджет страны налогов, сборов и других обязательных платежей и отчислении в пенсионные и другие фонды.
Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества. Как правильно провести годовую инвентаризацию. Какими документами оформить ее результаты. Как отразить выявленные недостачи или излишки имущества в бухгалтерском учете. Как использовать полученные результаты на пользу фирме.
В ходе проводимой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущественных ценностей, состояние расчетов и финансовых обязательств.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Соответствующее решение может быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной политике и т.п. В такого рода документе устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых - ежемесячно, по итогам квартала и т.п., так и проводимых в зависимости от наступления определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно порядок проведения инвентаризации.
1. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ.
Важным средством проверки реальности и уточнения учетных данных о наличии на торговом предприятии товаров и тары является инвентаризация.
Инвентаризация товаров и тары – это проверка их наличия в натуре путем перевешивания, перемешивания и перерасчета. Целью инвентаризации товаров и тары является установление реальности данных бухгалтерского учета путем сопоставления фактического наличия товарно-материальных запасов с учетными данными. Периодическая инвентаризация товаров и тары необходима потому, что между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета возможны расхождения по различным причинам: в результата естественной убыли товаров; недостачи или излишков товаров; неисправности измерительных и весовых приборов; допущении арифметических ошибок в подсчетах при оформлении первичных документов; умышленные злоупотребления (растраты, хищения, прямое присвоение и т.д.) и др. Периодические инвентаризации товаров и тары на оптовых базах и складах промышленных товаров, а также в магазинах и других розничных торговых предприятиях – не менее двух раз в год (мяса на холодильниках и хладокомбинатах и в книжных магазинах – не менее одного раза в год). Периодичность проведения инвентаризации товарно-материальных запасов указывается в учетной политике торговой организации.
Кроме периодических, инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годовой финансовой отчетности; передаче товарно-материальных запасов одним материально ответственным лицом другому (смене); при переоценке товаров; при установлении фактов хищений и других злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов; в случае стихийных бедствий (пожара, наводнения, землетрясения и др.), краж, ограблений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными обстоятельствами; по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию руководителей вышестоящих организаций или руководителя торговой организации и предприятия; при ликвидации или реорганизации организации (предприятия) перед составлением ликвидационного или разделительного баланса и других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
Основными задачами инвентаризации товаров и тары являются:
• контроль за полным и точным отражением фактического наличия и состояния товарно-материальных запасов путем сопоставления его с учетными данными в целях обеспечения их сохранности и реальности данных бухгалтерского учета;
• проверка правильности учетных данных по товарно-материальным запасам, их реальное отражение в балансе торговой организации;
• выявление малоходовых, неполноценных, залежавших и совершенно непригодных для использования товаров, а также товаров устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов;
• проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;
• проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за ценности.
При бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно, когда одна бригада передаст товарно-материальные запасы другой бригаде и когда увольняется или временно выбывает (отпуск, длительная болезнь и т.д.) бригадир или более половины членов бригады, а также по требованию одного или нескольких членов бригады. При письменном согласии всех членов бригады увольнения одного из ее членов (кроме бригадира) может производиться без проведения инвентаризации. Инвентаризация может не проводиться, если вновь принятый член бригады дает подписку о принятии им материальной ответственности за находящиеся в подотчете бригады товарно-материальные запасы.
1.1 ПЛАНОВАЯ И ВНЕПЛАНОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Инвентаризации товарно-материальных запасов по своему назначению и характеру бывают плановые и внеплановые. Плановые инвентаризации проводятся периодически согласно заранее разработанному главным бухгалтером и утвержденному руководителем торговой организации в начале отчетного года графику (плану) их проведения. Их называют также периода периодическими. Утвержденные графики должны храниться у главного бухгалтера и никто, кроме них, не должны знать об этом.
Внеплановые инвентаризации проводятся вне графика (плана) по распоряжению руководителя вышестоящей организации или предприятия, в случае особой необходимости и во всех остальных случаях, непредусмотренных установленным графиком (планом) проведения инвентаризации.
По полноте охвата проверкой товарно-материальных запасов на предприятии различают полные и частичные инвентаризации. Полная инвентаризация - это проверка всех без исключения товарно-материальных запасов, находящихся на данном торговом предприятии - товаров, тары, предметов многократного использования (так называемые ранее малоценных и быстро разнашивающие предметы). Она проводится обязательно перед составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных лиц (бригады или бригадира), при переоценке более одной трети всех товаров и другиx ценностей (по сумме в стоимостном выражении) находящихся под отчетом у того или иного материально ответственного лица или бригады. включая и не подлежащее переоценке, стихийных бедствиях и в других случаях, вызывающих необходимость знать остатки имеющихся на торговом предприятии всех товарно-материальных запасов.
Частичная инвентаризация представляет собой проверку только лишь части или отдельных видов товарно-материальных запасов. Например, при переоценке менее одной трети всех товаров по сумме у того или иного материально ответственного лица или бригады с разрешения вышестоящей организации допускается проведение инвентаризации только тех товаров, которые подвергаются переоценке.
В зависимости от степени охвата проверкой товарно-материальных запасов инвентаризации бывают сплошные и выборочные. Сплошная инвентаризация - это проверка товарно-материальных запасов одновременно на всех предприятиях торговой организации и структурных подразделениях предприятия (отделы, секции) и филиалах данного предприятия, а также и в прикрепленной к нему мелкорозничной сети (палатки, киоски, ларьки, лотки и т.п.)
Выборочная инвентаризация - это проверка отдельных наименований товаров, имеющихся на торговом предприятии и является разновидностью частичной. Выборочные инвентаризации рекомендуется проводить не менее 2-3 раз в межинвентаризационный период на оптовых базах и складах, кладовых, где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов. Выборочной проверке подвергаются прежде всего наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом (дефицитные) товары, а также товары, по которым образовались сверхнормативные запасы или продолжительное время не было их движения (поступления или выбытия). Если при выборочных проверках будут установлены расхождения сданными бухгалтерского учета, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся на торговом предприятии.
Внеочередные полные (сплошные) и частичные (выборочные) инвентаризации товарно-материальных запасов следует проводить прежде всего у лиц, вновь принятых на должность с материальной ответственностью, а также при образовании возрастающих сверхнормативных запасов товаров при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации сонаров, несвоевременного использования отпусков и т.д.
2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ.
Общие положения, порядок и сроки проведения инвентаризации товарно-материальных запасов устанавливаются и реализуются в соответствии со стандартом бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерской службы» и методическими рекомендациями к нему, «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством финансов республики и соответствующими инструкциями бывшего Министерства торговли Республики Казахстан.
Согласно указанным нормативным документам, руководители и главные бухгалтера торговой организации осуществляют общее руководство и контроль за проведением инвентаризации и несут ответственность за правильное и своевременное се проведение. Они обязаны создать необходимые условия для проведения полной и точной проверки фактического наличия товарно-материальных запасов в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой и погрузочно-разгрузочной техникой для перевешивания и перемещения товарно-материальных запасов, технически исправными весоизмерительными приборами и т.п.). Главный бухгалтер совместно с руководителями торговых организаций и их структурных подразделений обязан, осуществлять тщательный контроль за соблюдением правил проведения инвентаризации, обеспечить своевременное и правильное выведение ее результатов и отражение их в бухгалтерском учете.
Руководитель и главный бухгалтер торговой организации, как ответственные лица за правильное и своевременное проведение инвентаризации, должны лично заниматься подбором Членов инвентаризационной комиссии и провести с ними всесторонний инструктаж. В состав комиссии должны включаться проверенные, добросовестного доверия, хорошо знающие инвентаризуемые товарно-материальные запасы, первичный учет, прейскуранты цен (порядок формирования покупной и продажной цены), порядок проведения и оформления инвентаризации. К этой работе привлекаются менеджеры, товароведы, маркетологи, бухгалтера, ревизоры, аудиторы, экономисты, руководители торговых предприятий (директора (заведующие) магазинов) и их заместители, не являющиеся материально ответственными лицами.
Для повышения эффективности инвентаризационной работы и обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации в торговых организациях создают постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии, которые оказывают помощь директорам и главным бухгалтерам торговых предприятий в организации и проведении инвентаризации. Комиссию возглавляет руководитель организации или его заместитель и в ее состав входят главный бухгалтер, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности. Состав этих комиссий и порядок их работы утверждаются приказом руководителя торговой организации.
В целях обеспечения объективности и реальности результатов инвентаризации товарно-материальных запасов у одних и тех же материально ответственных лиц запрещается повторное назначение председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника. Запрещается назначать в состав инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц из других предприятий данной организации.
При передаче товарно-материальных запасов от одного материально ответственного лица (или бригады) другому в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются работники, сдающие ценности и принимающие их.
В тех случаях, когда инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в отсутствие материально ответственных лиц (болезнь, смерть и т.п.), а также после кражи и ограблений, в состав рабочей инвентаризационной комиссии приглашается представитель местной власти или полиции, полномочия которого подтверждаются документами (удостоверением) - о чем делается отметка в описи.
При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашаются представители органов страхования.
Назначение рабочей инвентаризационной комиссии (далее -инвентаризационном комиссии) оформляют письменным распоряжением (приказом) руководителя торговой организации, в котором указывают, персональный состав комиссии; какой вид ценностей подлежащий к инвентаризации, основание проведения (плановая, смена материально-ответственных лиц, переоценка и т.д.) вид и объем инвентаризации; дата и время начала и окончания инвентаризации: срок представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию. Распоряжение (приказ) подписывается руководителем и главным бухгалтером торговой организации и регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением распоряжений (приказов) о проведении инвентаризации.
Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение установленного порядка и своевременное проведение инвентаризации; полноту и достоверность внесенных в описи данных о фактических остатках, проверенных товарно-материальных запасов в натуре; правильность указания в описи отличительных признаков товаров (порядковый номер по прейскуранту, артикул, сорт, размер и т. д.); правильность оформления материалов инвентаризации и своевременность их сдачи в бухгалтерию торговой организации.
За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках товарно-материальных запасов с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров и других ценностей члены инвентаризационной комиссии привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
На крупных предприятиях оптовой (базах и складах) и розничной торговли (универсамах, гастрономах и т.д.) в целях ускорения снятия фактических остатков ценностей во всех местах их хранения могут создаваться несколько инвентаризационных подкомиссий, которые работают под руководством председателя инвентаризационной комиссии. В состав каждой подкомиссии входят представитель администрации (председатель подкомиссии), работник бухгалтерской службы и материально ответственные лица (заведующие предприятия, отделов, секции или их заместители) или один или несколько членов бригады материально ответственных лиц. Председатель инвентаризационной комиссии организует работу подкомиссии, обеспечивает проведение инвентаризации в целом но предприятию.
Председатель комиссии и материально ответственное лицо (бригадир) поданным итогов всех инвентаризационных описей, составленных под комиссиями, оформляют сводный акт о наличии товарно-материальных запасов по всему предприятию, который ими и подписывается.
Для обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации большое значение имеет их внезапность. Поэтому категорически запрещается доводить до сведения работников предприятия о сроке намеченной инвентаризации раньше, чем явится инвентаризационная комиссия, которой поручено проведение инвентаризации.
Распоряжение об инвентаризации вручается руководителем торговой организации председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед началом инвентаризации. Председателю комиссии вручается также контрольный пломбир. Одновременно руководитель с участием главного бухгалтера инструктирует комиссию о порядке проведения инвентаризации.
2.1 ПОДГОТОВКА И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.
Инвентаризации товарно-материальных запасов должны начинаться в строго указанное в распоряжении (приказе) о проведении инвентаризации время и проводиться в сжатые и строго ограниченные сроки, которые устанавливаются руководителем торговой организации при назначении инвентаризации. Строго установленные сроки продолжительности каждой инвентаризации, исходя из состояния и условия хранения товаров, позволяют организовать более целеустремленную работу по проверку фактического наличия и состояния ценностей, не допускать ослабления темпов этой сложной и ответственной работы и обеспечить быстрое завершение инвентаризации, что необходимо для максимально возможного сокращения перерывов в работе торговых предприятий, отрицательно отражающихся на объеме товарооборота.
Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торгового предприятия и прекратить операции с товарно-материальными запасами. Однако покупатели, находящиеся на торговом предприятии, должны быть обслужены до начала работы инвентаризационной комиссии.
Для бесперебойного обеспечения покупателей продуктом первой необходимости и улучшения их обслуживания руководстве торгового предприятия до начала инвентаризации по согласованию с председателем комиссии может произвести отпуск этих товаров для организации продажи с лотков и в мелкорозничной сети. Во время проведения инвентаризации ценностей отпуск их не допускается.
Инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия, должна пломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения товарно-материальных запасов, имеющие отдельные входы и выходы, с целью недопуска в них посторонних лиц, и вывешивает на парадном входе объявление о предстоящей инвентаризации с указанием срока ее проведения и адрес магазинов, торгующих теми же товарами.
Перед началом проверки наличия товарно-материальных запасов инвентаризационная комиссия должна получить у кассиров и других материально ответственных лиц (заведующих магазином, складом, отделом, секции и т.п.) последние кассовые и товарные (товарно-денежные) отчеты с приложением к ним приходных и расходных документов по поступившим и выбывшим ценностям и с выведенными в них остатками денежных средств, товаров и тары на момент инвентаризации или реестры приходных и расходных документов. Отчеты составляются в трех экземплярах: первый передается председателем инвентаризационной комиссии в бухгалтерию торговой организации, второй - остается v председателя комиссии третий - у материально ответственных лиц.
Инвентаризационная комиссия вместе с отчетами обязана получить у материально ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы по поступившим и выбывшим товарам включены в последний отчет (реестр) или переданы инвентаризационной комиссии и что никаких документов и наличных денег, не предъявленных инвентаризационной комиссии у них не осталось. В расписке также указывают о полном оприходовании поступивших, списании выбывших и остатках имеющихся товаров и тары. Расписка помещена в заголовочной части инвентаризационной описи, форма которой приведена ниже.
Оставление каких-либо документов по приходу и расходу товарно-материальных запасов на руках у материально ответственных лиц запрещается.
Комиссия тщательно проверяет полученные кассовые и товарные отчеты, а также все приложенные к ним приходные и расходные документы. При этом особое внимание следует обращать на приложенные к отчетам накладные на внутреннею переброску ценностей в другие предприятия (филиалы, отделы, секции), наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера на такие переброски. Такая проверка производится с целью выявления возможных случаев предъявления бестоварных накладных, оформленных для сокрытия недостачи. После проверки председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяют и сумму, указанного в отчетах остатка товаров и тары. При этом на каждом документе и на кассовых и товарных отчетах ставится штамп (или подписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии «до инвентаризации на ...» (дата). Эти записи на документах и на кассовых и товарных отчетах для бухгалтерии служат основанием для определения товарно-материальных запасов к началу инвентаризации по данным бухгалтерского учета.
На основании полученных последних к кассовых и товарных отчетов бухгалтерия обязана к началу инвентаризации закончить проверку и обработку всех приходных и расходных документов, сделать разноску в аналитические счета, определить остатки на момент инвентаризации по каждому наименованию ценностей. В то же время должны быть закончены записи по приходу и расходу ценностей в регистрах складского учета (карточках или товарных книгах) и выведены остатки на момент инвентаризации. Для обеспечения точности результатов инвентаризации комиссия проверяет соблюдение сроков клеймения, исправность и точность показателей и дату проведения проверки органами Госстандарта всех имеющихся весоизмерительных приборов, гирь, метров, литров и т.д.), контрольно-кассовых машин, о чем составляется акт.
В предприятиях розничной торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в розничных торговых предприятиях, имеющих контрольно-кассовые машины и должности кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, почтовые марки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным актом.
В розничных торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, отдельный акт на наличные деньги не составляется. Однако сумма фактически оказывающихся денег записывается на первой странице инвентаризационной описи.
При перерывах на обед или когда инвентаризация товарно-материальных запасов не заканчивается в один день, лица, участвующие в проведении инвентаризации, оставляют помещение одновременно. Помещение закрывают, пломбируют или опечатывают и ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные запасы, а пломбир (печатка) на весь период инвентаризации находится у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные описи в этих случаях должны оставаться в закрытом помещении и храниться в сейфе или шкафу.
Для удобства проверки в натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы один и гот же товар не находился в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или повторного их счета.
Фактические остатки распакованных товаров определяют путем пересчета, перевешивания, перевешивания и обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце дня или по окончании взвешивания записи в ведомостях сверяются, и общий итог отражается в инвентаризационной описи.
Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических расчетов, о чем составляется специальный акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям.
На оптовых базах, складах и холодильниках товары, находящиеся в таре, не должны вскрываться и могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета тех или иных товаров, находящихся в целых (неповрежденных) и пронумерованных кипах, ящиках, бочках. В этих случаях инвентаризационная комиссия обязательно проводит распаковку и проверку отдельных мест указанных ценностей на выборку, о чем в описи делается соответствующая оговорка. Обязательной выборочной проверке должно быть подвергнуто не менее 10% нераспакованных мест, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче или понижению качества. Товары, находящиеся в таре, не подлежат распаковке и проверяются на выбор в случаях, когда распаковка товаров может привести к порче или понижению их качества и когда упакованный товар хранится в неповрежденной таре за пломбами поставщиков. В этих случаях распаковка и проверка товаров производятся на выборку, как и на оптовых базах и складах, о чем было уже сказано. Вес и количество нераспакованных товаров определяется по маркировке (трафарету) на таре.
Для ускорения проведения инвентаризации товаров на оптовых предприятиях и заполнения инвентаризационных описей с помощью персональных компьютеров целесообразно использовать товарные ярлыки, партионные и кипные карты, составляемые материально ответственными лицами на каждый вид товара. В них указывают те же данные, что и в инвентаризационной описи (кроме суммы), т.е. наименование, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие показатели качественной характеристики товаров, цена, количество. Товарные ярлыки (партионные или кипные карты) укладывают но видном месте на стеллаж или прикрепляют к кипе, ящику, куску тканей и т.п.
Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии (председатель подкомиссии) в присутствии материально ответственных лиц (бригадира) проверяет правильность составления товарного ярлыка (партионной или кипной карты), после чего в нем проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионные или кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, председатель инвентаризационной комиссии (подкомиссии) и материально ответственное лицо, регистрируют в контрольной ведомости и направляют его бухгалтеру ПЭВМ для включения (записи) проверенного товара в инвентаризационную опись.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ
Проверенное фактическое наличие товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а при смене материально ответственных лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально ответственные лица, а остальные под копирку - председатель или один из членов комиссии. Форма инвентаризационной описи приведена ниже.
Инвентаризационные описи следует заполнять чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.
По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех се экземпляров. В случае выявления расхождения вновь проверяют те товары, по которым получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и обмеров. В описях не допускается пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются.
После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.
По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей инвентаризационной описи.
Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).
Оформление инвентаризационных описей завершается заполнением материально ответственными лицами расписки следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №__ по №__ комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Цепкости, перечисленные в описи, находятся на моем (на нашем) ответственном хранении».
При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее ценности - в их получении, а лицо, передавшее товары - в их сдаче.
Обнаруженные при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшие товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную опись. К этой описи прилагается письменное объяснение руководителя предприятия о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании и сроках реализации.
Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному отчету, но не вывезенные покупателями (не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и записываются в отдельную опись под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи, помимо необходимых данных о товарах, указываются также наименование покупателем, даты и номера товарных документом и выписанного счета.
Товары, подготовленные к отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные товары (за исключением товаров в фабричной упаковке) должны быть распакованы и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвентаризационной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.
Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие товаров на ответственное хранение. Материально ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.
Товары, поступившие в предприятия в период проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в сдельную опись соответствующей формы под названием: «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается: когда, от кого поступили ценности, дата и номер сопроводительного документа, наименование ценностей, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: «После инвентаризации», со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти документы.
Приходные документы на поступившие товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после инвентаризации.
При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия могут отпускаться товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Данная опись оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается соответствующая отметка.
Инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.
При длительной задержке оплаты покупателями или заказчиками отгруженных им товаров, выполненных работ или оказанных услуг выясняют причины этой задержки, которые фиксируются и протоколе инвентаризационной комиссии.
При установлении фактов неоприходования поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы передают судебно-следственным органам.
В описях на товары, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета-фактуры.
Товарно-материальные запасы, находящиеся на складах других организаций и одногородних поставщиков, заносят в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти товары указывают их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и дату документов. При получении от предприятий, на ответственном хранении которых находятся эти товары, копии инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие товаров (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.
В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в переработке на других предприятиях, указывают наименование данного предприятия и ценностей, количество, фактическую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку, номер и .чату документов.
Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние товарно-материальных запасов торговых организаций (предприятий) по их местонахождению на определенную дату.
В процессе проведения инвентаризации товарно-материальных запасов проверяются также состояние складского хозяйства и торговых помещений, обеспечивающих сохранность ценностей по количеству и качеству, приспособленность помещений для совершения хозяйственных операций по приемке, хранению и реализации товаров, организация охраны складов и торговых помещений (исправность сигнализации, запоров, решеток и т.п.). обеспеченность средствами пожаротушения и т.п., о чем в необходимых случаях составляется особый акт за подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные инвентаризационные описи считаются подлинными, и они передаются председателем инвентаризационной комиссии в следующем порядке:
• первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;
• второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передастся материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.
При смене материально ответственных лиц первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и оба экземпляра описей, заполненных материально ответственными лицами (сдающим и принимающим ценности) - в бухгалтерию торговой организации, второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии - материально-ответственному лицу, принимающему ценности, а третий экземпляр - материально ответственному лицу, сдающему ценности.
Материально ответственным лицам экземпляр описи передастся немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в 6yxгалтерию.
Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации (не позднее следующего дня по ее окончании) ошибки в инвентаризационных описях (неточно указаны наименования, пропуск ценностей, неправильный подсчет и др.), то они должны немедленно (до открытия предприятия) в письменной форме заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии или руководителю торговой организации, подписавшей распоряжение об инвентаризации. Рабочая инвентаризационная комиссия обязана немедленно (до открытия предприятия) проверить указанные факты и в случае подтверждения ошибок внести необходимые исправления в инвентаризационных товаров составляются оговорками, которые подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров и тары (вместе с экземплярами материально ответственных лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, лом, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию торговой организации вдень окончания инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация закапчивается в нерабочее время, согласно перечню инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.
На все инвентаризационные описи заполняют специальный перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в бухгалтерии - торговой организации.
Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с другими документами (объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу (излишки), пересортицу товаров или их порчу, докладная записка о состоянии складского хозяйства и торговых помещений, о нарушении условий хранения и т.п.) передают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. В целях повышения ответственности рабочей инвентаризационной комиссии за результаты своей работы центральная инвентаризационная комиссия имеет право провести контрольную проверку правильности проведенных инвентаризаций с привлечением к ней членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Контрольная проверка должна проводиться сразу же по окончании инвентаризации до открытия предприятия с охватом не менее 10-15° о наименований наиболее ценных товаров, числящихся в инвентаризационной описи. Результаты таких проверок оформляются актами по установленной форме.
4. ПОРЯДОК ВЫВЕДЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.
Для своевременного и правильного выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской службы должны выполнить следующие подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально ответственным лицом отчеты и документы по приходу и расходу ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в инвентаризационную опись.
Поступившие в бухгалтерию торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом, порядка приемки товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).
Па оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и др.), где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся путем сопоставления учетных данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий учет товарно-материальных запасов, указывает об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.
На товары и тару, по которым выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». В них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров с подробным указанием его отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Такая сличительная ведомость составляется и по таре. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационном описью.
По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.
Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц перелают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и подтверждаются руководителем торговой организации.
В процессе инвентаризации может быть выявлена пересортица товара - недостача одного сорта (товара) при излишке другого одноименных товаров. Она образуется в случае, когда вместо одного товара оприходован или списан другой товар одноименной группы. Взаимный зачет недостач излишками товаров допускается в порядке исключения только с разрешения руководителя торговой организации по рекомендации постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии после того, как будет установлено, что пересортица произошла в результате ошибки (просчета). Руководитель разрешает взаимный зачет недостач излишками, только если они образовались: за один и тот же инвентаризационный период; по одному и тому же наименованию товаров; у одного и того же материально ответственного лица; по од ной и той же группе товаров при сходстве по внешнему виду или упакованных в одинаковую тару, если отпуск товаров осуществляется без распаковки. На допустивших пересортицу товаров лиц налагается дисциплинарное взыскание, а при установлении умышленной пересортицы они привлекаются к ответственности по закону.
Если в результате проведенного взаимозачета недостающего товара более дорогого сорта излишками товара по цене 6удет низкого сорта, стоимость недостающих товаров будет выше оказавшихся излишков (если недостача не покрыта излишками), то непокрытыe стоимостные (суммовые) разницы в ценах недостающих товаров (разница в стоимости) взыскиваются с виновных лиц. При обратном соотношении величин суммовые излишки подлежат возвращению покупателю, а если установить покупателя, чьи интересы были ущемлены, невозможно, то они перечисляются в доход торговой организации.
Если после взаимозачета пересортиц еще окажутся недостачи товаров, по которым установлены нормы естественной убыли, то производится се исчисление по установленным нормам по каждому наименованию товаров в зависимости от климатической зоны, условий и сроков хранения и реализации товаров. В сличительной ведомости может быть совмещен расчет естественной убыли товаров. Сумма потерь товаров, вызываемой естественной убылю (усушка, утруска, утечка, распыл и другие потери), определяется только после завершения инвентаризации и лишь в случае, когда фактические остатки товаров меньше их остатков по данным бухгалтерского учета.
На основе проведенного взаимозачета излишков и недостач товаров при пересортицах в сличительной ведомости развернуто отражаются излишки, зачтенные в покрытие недостач, и недостачи, покрытые излишками, а также отклонение с учетом пересортицы (недостачи и излишки). В ведомости также приводится сумма естественной убыли (оборот за время между двумя инвентаризациями, срок хранения, норма убыли, количество и сумма), затем определяются количество И сумма окончательных излишек товаров, подлежащих оприходованию, а также количество и сумма окончательных недостач товаров.
После этих записей сличительная ведомость подписывается главным бухгалтером, материально ответственным лицом (бригадиром) и председателем инвентаризационной комиссии. Затем ее передают на рассмотрение и утверждение руководителю торговой организации.
Сличительные ведомости могут быть составлены с помощью компьютеров. При этом для выведения результатов инвентаризации используются ранее введенные в компьютер данные натурально-стоимостного аналитического учета товарно-материальных запасов в бухгалтерии и имеющихся в нем данных инвентаризационных описей. На основании этих данных автоматически составляются машинограммы - сличительные ведомости.
На предприятиях розничной торговли, в которых учет товаров ведется только в стоимостном выражении, окончательные результаты инвентаризации оформляют «Сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле».В ней указывают остатки денежных средств, товаров и тары в денежном выражении по данным бухгалтерского учета и фактические остатки согласно инвентаризационной описи по каждому их виду. При установлении недостачи товаров, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтерия также исчисляет сумму естественной убыли, возникающей в торговых предприятиях при хранении и продаже товаров.
Следует иметь в виду, что в ведомости по колонке «Естественная убыль и нормируемые потери» записывается только сумма убыли и потери при самообслуживании в пределах фактической недостачи товаров, но не превышающей суммы расчета по исчисленным нормам. Нормируемые потери товаров при самообслуживании показываются в сличительной ведомости в графе «Естественная убыль и нормируемые потери» отдельной строкой. В торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, остатки товаров, числящиеся по данным бухгалтерского учета, сопоставляются с суммой стоимости товаров, «включая в остаток наличных денег. Только после этих записей выводят окончательный результат инвентаризации: суммы недостачи и излишков которые указывают на лицевой стороне сличительной ведомости цифрами, а на обратной стороне - прописью. При выявлении недостачи излишков материально ответственное лицо дает на обратной стороне сличительной ведомости объяснения о причинах расхождений или делает в ведомости отметку о том, что объяснение приложено к этому документу, а главный бухгалтер - заключение о результатах инвентаризации. Ведомость подписывают материально ответственное лицо (бригадир), председатель инвентаризационной комиссии, бухгалтер, затем все инвентаризационные материалы передаются на рассмотрение и утверждение руководителю торговой организации. На остатки тары па предприятиях розничной торговли составляют сличительные ведомости в таком же порядке, как и на оптовых предприятиях, поскольку ее учет ведется в натуральном и стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы.
Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут являться различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.
Проведение инвентаризации имеет множество особенностей для различных видов инвентаризируемых объектов и различных хозяйственных ситуаций.
Организация проведения инвентаризации таким образом, чтобы ее функция по обеспечению достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установленная Законом «О бухгалтерском учете», была действительно исполнена, требует знания и применения всех положений и иных нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также знания «не бухгалтерского» права (гражданского, авторского, трудового и т.д.).
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Толпаков Ж.С. «Бухгалтерский учет».
2. Радостовец В.К., Радостовец В.В. «Бухгалтерский учет».
3. Мырзалиев Б.С., Абдушукуров Р.С. «Основы бухгалтерского учета».
4. Мырзалиев Б.С., Абдушукуров Р.С. «Бухгалтерский учет на предприятиях и
организациях», практикум.
| Скачать | Размер файла |
|---|---|
 инвентаризация.zip | 40 Kb |
